База Даних документів

Lotus Notes - це база даних документів: її основним елементом є окремий документ. Структура документа Notes звичайно визначається формою (form), що містить в собі ряд полів. Наприклад, документ, що стосується політики і процедурних питань, може включати в себе такі поля, як дата, назва політики, її стислий огляд, а також повний текст з її описом; документ, стосовно обслуговування клієнтів, може містити в собі дату, ім'я клієнта, ідентифікаційний номер клієнта, ім'я оператора, текстове поле для опису запитання клієнта, а також поле статусу запитання. В Notes користувачі переглядають види (views). Коли Notes відкриває користувачу вид, то назви полів виводяться як заголовки стовбчиків даних. Якщо, наприклад, користувач бажає переглянути документи по даті, то Notes, відсортувавши їх по значенням в цьому полі, відкриває вид, самий лівий стовбчик якого містить дату, а інша інформація з полів (номер клієнта, назва політики, і. т.п.) виводиться в стовбчиках праворуч від основного. Види в Notes відрізняються гнучкістю і використають схематичну метафору, основану на "розкритті і скритті". Наприклад, якщо основний документ має безліч субдокументів, то користувач може на свій вибір переглянути або основний документ, або основний документ і всі документи наступного рівня, або всі рівні документів, що стосуються першого основного документа. Основним елементом бази даних Notes є документ, що може мати як структурований, так і неструктурований формат, тому Notes може зберігати і обробляти такі масиви даних, обробка яких з піддається реляційним і іншим системам баз даних. Більш того, завдяки використанню документної моделі обробка Notes надає користувачам ряд корисних функцій.

• Форматований текст/мультимедіа. Сховище об'єктів Notes оптимально підходить для ефективного управління та розподілу ділової інформації. Ця інформація звичайно перебує з різноманітних типів даних, таких як таблиці (можливо, отримані з реляційної бази даних або електронної таблиці), відформатованний текст, сторінки World Wide Web, графіка, зв'язані або впроваджені об'єкти, об'єкти мультимедіа: зcкановані зображення і факсы, голосові/звукові фрагменти і видеофрагменти. Таким Чином Notes виступає в якості центральної точки доступу до всієї корпоративної інформації.

• Повний текстовий пошук. Lotus Notes підтримує функцію повного текстового пошуку, що дозволяє користувачам індексувати документи Notes і проводити їхній пошук по запитам. Notes показує документи, що задовільняють критеріям пошуку.

• Управління версіями. Lotus Notes містить функцію управління версіями документа, що відсліджує численні модифікації, які вносяться в документ різноманітними користувачами. Автоматичне управління версіями реалізоване таким чином, що при кожному сеансі редагування документ помічаєтся або як основний, або як похідний від оригіналу. При цьому модифікації, внесені в документ Notes одним користувачем, не затираются, коли інший користувач зберігає свої модифікації в документі. Функція управління версіями Notes є достатньо гнучкою, її можна модифікувати в відповідності з потребами будь-якої робочої групи. Крім того, користувачі мають можливість додавати додаткові коментарі до оригіналу документа, працюючи з ним як з похідним, та не зберігаючи оригінал повторно.

• Зіслання на документи. Notes представляє собою систему на основі гіпертексту, тобто кожний документ може містити "зіслання" на інші документи в будь-якій базі даних Notes або на документи в World Wide Web. Користувачі мають можливість легко створювати зіслання з однієї сторінки на іншу за допомогою одного кліку мишкою.