Система передачі повідомлень

Система передачі повідомлень Notes використовується, як по свойому основному призначенню - для зв'язку між людьми, так і для спільної роботи членів робітничих груп, в якості найбільш важливого компонента робочих потоків і в якості платформи для групового ведення календаря і планування.

Електронна пошта. Починаючим користувачам система повідомлень Notes надає в розпорядження просту в використанні поштову скриньку, тоді як більш досвідчені користувачі для обробки і організації більших обсягів пошти можуть швидко отримати доступ до засобів управління повідомленнями. Інтерфейс користувача Notes побудований на базі завоювавшого безліч нагород інтерфейсу cc: Mail. Notes включає в себе потужний редактор для форматування тексту, безліч шрифтів, кольорів і широкий вибір інших засобів форматування. В Notes Release 4 входять також агенти для виконання різноманітних задач клієнта - таких як перегляд приєднаних до повідомлень, що надходять файлів, пошук ключових слів і збереження їх и відповідній папці - і для автоматизації на сервері задач, що виконують такі операції як контролювання Web-сайтів на предмет надходження нової або певної інформації. Крім Того, Notes поставляється з програмами перегляду файлів для більшості популярних настільних пакетів, що надає користувачам можливість читати і розпечатувати дані, не маючи на свойому комп'ютері відповідного пакету.

Спільна робота в робітничих групах. Інтегрована з Notes система передачі повідомлень і групового ПЗ об'єднує в собі обидва засоби колективного використання інформації - "запис" і "читання" - а також надає користувачам інтуітивно зрозумілі і ефективні засоби для спільної роботи. Наприклад, при створенні вихідного варіанту документа, який повинні переглянутти декілька співробітників, користувач може послати їм повідомлення електронної пошти, що включає в себе тільки зіслання на цей документ. Кожний, з тих що отримали повідомлення може одним кліком мишкою відкрити документ, що забезпечує роботу всіх співробітників з одним і тим же останнім варіантом документа. Поштові повідомлення можуть містити зіслання на будь-які документи в базі даних Notes, включаючи дискусії, профілі замовників і документацію (таку як, наприклад, положення політики і опис процедур керівництва по пошуку несправностей), сторінки Web і служби новин.

Робітничі потік. В більшості робочих потоків вимагається повідомити людину або обновити документ на основі значення певного поля або стану процесу. Розглянемо робіочий потік по обслуговуванню замовників. Запитання замовника надходить в виді форми, заповненої їм на сторінці в World Wide Web. Запитання вводиться в базу даних Notes по обслуговуванню замовників. Після її збереження Notes автоматично посилає повідомлення електронної пошти відповідному представнику по обслуговуванню замовників. Представник відкриває повідомлення і кліком мишкою на зісланні відкриває запитання, що міститься в базі даних, в якій можна зберігати свої зауваження і коментарі. Крім того, робочий потік Notes контролює цей процес, так що якщо він зупиняється (наприклад, якщо представник не вживає жодних дій по цьому запитанню прояггом 12 годин), то Notes розсилає додаткові повідомлення по електронній пошті, на цей раз не тількио представнику по обслуговуванню, але і менеджеру рахунку і начальнику відділу обслуговування замовників, попереджаючи їх про потенційну проблему перед тим, як вона дійсно переросте в проблему.

Групове ведення календаря і планування. Система передачі повідомлень Notes може бути використана спільно з продуктами по веденню календаря і плануванню. Потужні засоби групового планування з використанням каталогу Notes і системи передачі повідомлень надає Lotus Organizer.

Служби каталогу. Notes підтримує єдиний каталог, адресну книгу Name & Address Book. Адресна книга Name & Address Book управляє всією інформацією про ресурси каталогу, від адрес електронної пошти окремих користувачів до записів про сполучення, що визначають моменти проведення репликації в мережі. Спадкуючи всі привілеї архітектури бази даних документів Notes, адресна книга Name & Address Book дозволяє адміністраторам Notes управляти іформацією про користувачів, інформацією про базу даних і інформацією про сервер. Каталог Notes - адресна книга Name & Address Book - є просто ще однією базою даних Notes. Це поширює традиційні можливості каталогу як "білих сторінок" або "жовтих сторінок" з іменами і адресами що служать. в якості центру мережі масштабу підприємства, що об'єднує в собі всі ресурси корпорації: людей, окремі місця, документи і проекти, каталог Notes подає собою винятково важливу службу. Система передачі повідомлень Notes використає адресную книгу Name & Address Book для управління наступними ресурсами:

• Системи. В деяких прикладних програмах пунктом призначення для повідомлення є не окрема людина, а сервер, факс, телефон або інше електронне обладнання. Адреси таких ресурсів також можуть зберігатися в каталозі.

• Списки розсилки. В адресній книзі Name & Address Book можуть зберігатися електронні списки рассылки кореспонденції, обслуговувані як з допомогою електронної пошти, так і факса.

• Інформація про маршрутизацію пошти. Маршрут повідомлення через різноманітні хаби і маршрутизатори часто визначається на основі їхньої доступності та вартості пересилки, що змінюються в залежності від часу дня, строковості повідомлення та іншихи критеріїв. Запис в адресній книзі Notes Name & Address Book може включати в себе опис логіки маршрутизації повідомлень з інструкціями, що дозволять забезпечити своєчасну і ефективну доставку повідомлень по буть-якій конкретній адресі.

Крім Того, каталог Notes спадкує всіх властивості сховища об'єктів Notes колективного користування, що робить його більш багатим джерелом інформації по іменам і адресам, ніж каталог традиційних систем

передачі повідомлень.

• Форматований текст. Адресна книга Name & Address Book підтримує використання форматованого тексту, в тому числі включаючого в себе такі об'єкти, як зображення користувачів, впроваджені об'єкти і таблиці.

• Поля, що визначаються користувачем. Вміст каталогу не обмежується звичайним для каталогу форматом. Документи каталогу можуть включати в себе поля, що визначаються адміністратором. Наприклад, адміністратор може додати поле "ідентифікаційний номер службовця" в форму співробітників, щоб цей номер зберігався разом з іншою важливою інформацією, такою як посада, назва відділу, номер телефону і т. д.

• Зв'язані документи. Так як адресна книга Name & Address Book сама являє собою документ, то можливо створення зіслань з бази даних каталогу на інші документи в інших базах даних Notes. Це дозволяє адміністраторам "приєднати" до елементів каталогу важливу інформацію описового характеру, не використовуючи при цьому додаткового місця в адресній книзі Notes Name & Address Book. Зв'язані документи допомагають розв'язати потребу в окремих каталогах, що підтримуються різноманітними "власниками" ресурсів каталогу. Практично в будь-якій організації можна виділити декілька груп, яким необхідно доступ до точної і сучасної інформації, має відношення до всього або частини списку постачальників, служців, ділових партнерів організації: відділ кадрів, фінансовий відділ, відділ обслуговування замовників, виробничий відділ, відділ постачань, відділ інформаційної керуючої системи і т. д. Звичайно всім цим відділам необхідні "погоджені" з іншими відділами записи, щоб містили різноманітні підмножини інформації. Адресна книга Notes Name & Address Book може служити "універсальним" каталогом для всіх цих складових частин. Наприклад, відділ кадрів може створити каталог з такою конфіденційною інформацією про розміри заробітної плати і домашні адреси співробітників, що буде зв'язаний з основним каталогом в адресной книзі Name & Address Book.