Інформаційні системи оточують нас в повсякденній діяльності. Це в першу чергу записні книжки, довідники, різного роду література, та ін.
В категоричному сенсі інформаційна система – це частина системи управління, яка зберігає, обновлює та відображає інформацію про об’єкт управління, про середовище, яке його оточує, а також про закономірності їх зміни (функціонування).Робота інституту потребує інфораційного забезпечення в плані збору інформації, обробки інформації, підготовки данних для прийняття рішень та, власне, прийняття рішень, видача відповідних вказівок, пропозицій, розпоряджень стосовно різних проблем, якими займається інститут.
З розвитком комунікаційних систем збільшується потік інформації, що розповсюджується різними джерелами, як-то телебачення, преса, INTERNET.
З ростом масштабів діяльності та збільшенням штату співробітників керівникам та менеджерам організацій частоприходиться задумуватися над автоматизацією “документообігу”.
Ці фактори зумовили необхідність детального аналізу вимог до інформаційної системи інституту, проектування баз даних, вибору програмних та технічних засобів, створення та заповнення баз даних, розробки прикладних програм, а також модифікації та адаптації інформаційної системи.
Важливу роль в створенні інформаційної системи відіграє вибір програмного забезпечення (ПЗ).